PROSES ORGANISASI

Proses dalam kamus bahasa Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku organisasi karangan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan aktifitas yang memberi kehidupan pada  skema organisasi  tersebut.  Proses organisasi merupakan  jiwa  bagi  struktur  organisasi. Jika proses tersebut  tidak  berjalan dan berfungsi  dengan  baik,  maka  masalah 

yang tidak pernah diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi.Terdapat empat proses yaitu komunikasi, pengambilan keputusan, evaluasi prestasi, sosialisasi dan karir.

Raymond V. Lesikar telah menguraikan 4 faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu :

a.  Saluran omunikasi formal

b.  Struktur organisasi

c.  Spesialisasi jabatan

d.  Apa yang disebut lesikar sebagai “pemilikan informasi”

Model-model dalam proses organisasi

1.  Proses Komunikasi

Komunikasi  menduduki  tempat  yang  utama  karena  susunan keluasan dan cakupan organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komunikasi. Dari sudut pandang ini komunikasi adalah suatu  proses sosial yang mempuyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat.Kelangsungan  hidup organisasi  berkaitan  dengan  kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan, dan meleksanakan komunikasi. Komunikasi  diartikan  sebagai  proses  penyampaian informasi atau  pengiriman  kepada  penerima  informasi.  Dengan  demikian 

penerimaan  informasi  harus  memahami  isi  informasi  yang  di terimanya,  sebaliknya 

apabila  penerimaan informasi  tidak memahami  informasi  yang  diberikan  oleh  pemberi informasi berarti  tidak  terjadi  komunikasi  yang  effektif  yang  pada  akhirnya dapat menimbulkan  suatu  konflik. Terdapat  tiga  elemen  pokok yang  saling  berkaitan  setiap terjadinya  suatu  komunikasi,  yaitu 

sender (sumber  berita), message (pesan), dan receiver (penerimaan  berita).  Apabila salah satunya dari ketiga elemen tersebut tidak ada, maka komunikasi tersebut tidak akan terjadi. Perilaku Keorganisasian  2 Untuk  itu  terdapat delapan  unsur  pokok  di  dalam  proses komunikasi.

a.  Pengiriman atau sumber (sender)

b.  Enconding

c.  Message

d.  Chanel

e.  Receiver

f.   Recoding

g.  Noise

h.  Feedback

Proses  komunikasi  umum  berisi  lima  elemen:  Komunikator, Pesan, Media, Penerima, dan Umpan balik.

1.  Komunikator

Dalam  suatu  kerangka  organisasi,  komunikator  adalah karyawan dengan ide,maksud, informasi dan suatu tujuan untuk berkomunikasi.

2.  Pesan

Tujuan  komunikator  diekspresikan  dalam  bentuk  pesan  baik verbal atau non verbal. 

Pesan yang tidak disengaja dapat dikirimkan tanpa suara atau tindakan untuk suatu hal tertentu demikian pula keputusan dari tujuan  dan  sasaran  yang  tidak  bisa  diteruskan dan  metode yang tidak bisa dipergunakan.

3.  Media

Media  adalah  pembawa  pesan,  alat  dimana  pesan  dikirim. Dalam  organisasi memberikan  informasi pada  anggota  dalam berbagai  cara,  termaksud  komunikasi tatap muka,  pembicara melalui  telepon,  pertemuan  kelompok,  pesan  melalui  fax  dan lain-lain.

4.  Penerimaan Kode 

Agar  proses  komunikasi  sempurna,  pesan  dapat  dikodekan, sehingga relevan dengan penerimaan.

5.  Umpan Balik

Proses  komunikasi  satu  arah tidak membuka umpan balik penerima terhadap komunikator, meningkatkann  potensi  distori antara pesan yang dimaksud dan pesan yang diterima. Perilaku Keorganisasian 3Komunikasi dalam organisasi sebaiknya  memberikan  komunikasi dalam empat arah berbeda :

a.Komunikasi  ke  bawah  :  komunikasi yang mengalir dari individu dengan  tingkat  hirarki  yang  lebih tinggi  ke  tingkat  yang  lebih rendah.

b.Komunikasi  ke  atas  :  komunikasi  yang  mengalir  dari  tingkat yang  lebih  rendah  ke  tingkat  yang lebih  tinggi  dalam  suatu organisasi.

c.Komunikasi  horizontal  : komunikasi yang mengalir antar fungsi dalam suatu organisasi

d.Komunikasi iagonal komunikasi yang memotong antar fungsi dan tingkat dalam suatu organisasi.Komunikasi  Informal  adalah  bagian  penting  aliran  komunikasi organisasi. Bentuk organisasi ini timbul dengan berbagai maksud, yaitu meliputi :

1.  Peranan kebutuhan-kebutuhan manusiawi

2.  Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain

3. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-salurankomunikasi formal.Bentuk proses perseptual komunikasi

1.  Komunikasi perseptual : Proses dimana penerima menciptakan makna sendiri dalam benak mereka.

2.  Pengirim : Kelompok atau Organisasi yang ingin atau berusaha untuk berkomunikasi dengan penerima tertentu

3.  Pengkodean : Komunikasi dimulai saat pengirim mengkodekan suatu gagasan atau pikiran.

4.  Pesan : Hasil dari pengkodean

5.  Noise  :  Campur  tangan  dalam  pengiriman  dan  pemahaman pesanKomunikasi Antar Pribadi

1.  Kemampuan Komunikasi 

2.  Ekstranet  :  menghubungkan  karyawan  internal  dengan pelanggan pilihan, pemasok dan mitra strategis

3.  E-mail  : penggunaan internet/intranet untuk mengirim teks dan dokumen yang dihasilkan oleh komputer 

Perilaku Keorganisasian  4

4.  Kerjasama komputer : penggunaan perangkat keras dan lunak komputer untuk membantu orang-orang bekerjasama lebih baik sesuai dengan suasana yang ada.

Gaya Komunikasi :

1.  Gaya Asertif : Sikap  yang mampu mengekspresikan perasaan dan  harga  diri,  tetapi  tidak  mengambil  keuntungan  dari  orang lain.

2.  Gaya Agresif : Sikap yang mampu menyatakan diri dan harga diri,  tetapi  mengambil  keuntungan  yang  tidak  adil  dari  oarng lain.

3.  Gaya  Nonasertif  :  Takut,  malu-malu  dan  perilaku  mengingkari diri sendiri.

4.  Komunikasi Non Verbal : Pesan yang dikirimkan kepada orang lain dari tulisan atau dari kata-kata yang diucapkan

5.  Mendengarkan  Secara  Efektif  :  Proses  pengkodean  dan menterjemahkan pesan verbal Tindakan non verbal positif yang dapat membantu komunikasi :

1.  Menjaga kontak mata,

2.  Kadang menganggukkan kepala tanda setuju,

3.  Tersenyum dan menunjukkan semangat,

4.  Mengarahkan tubuh kearah pembicara,

5.  Berbicara secukupnya, tenang, intonasi yang menenangkan

Tindakan untuk dihindari :

1.  Memalingkan muka/tubuh dari pembicara,

2.  Menutup mata Anda,

3.  Menggunakan intonasi suara yang tidak enak didengar,

4.  Berbicara terlalu cepat/lambat,

5.  Menguap berlebihan.

Gaya Pendengaran :

1.  Gaya  Hasil  :  Tertarik  untuk  mendengar  hasil  akhir  atau  hasil suatu pesan,

2.  Gaya  Alasan  :  Tertarik  untuk  mendengar  alasan  dibalik  suatu pesan,

3.  Gaya Proses : Suka mendiskusikan masalah secara detail,

4.  Gaya Linguistik : Ciri khas pola bicara seseorang

Perilaku Keorganisasian  5

Pola Komunikasi Organisasi :

1.  Komunikasi herarkis : pertukaran informasi antara manajer dan karyawan.

2.  Omongan selentingan : sistem komunikasi tidak resmi di dalam organisasi informasi.

3.  Orang  penghubung  :  secara  konsisten  menyampaikan informasi omongan selentingan kepada orang lain.

4.  Mata-mata  organisasi  :  menggunakan  omongan  selentingan untuk meningkatkan kekuatan dan status mereka.

5.  Distorsi komunikasi : dengan sengaja mengubah isi pesan.Dinamika Komunikasi Modern :

1.  Internet  :  jaringan  kerja  global  dari  jaringan-jaringan  kerja komputer

2.  Intranet : internet pribadi milik milik organisasi

3.  Ekstranet  :  menghubungkan  karyawan  internal  dengan pelanggan pilihan, pemasok dan mitra strategis

4.  E-mail : penggunaan internet/intranet untuk mengirim teks dan dokumen yang dihasilkan oleh komputer

5. Kerjasama komputer : penggunaan perangkat keras dan lunak komputer untuk membantu orang-orang bekerjasama lebih baik

2.  Proses Pengambilan KeputusanKeputusan  dari  seorang  pemimpin  tidak  datang secara  tibatiba, tetapi melalui suatu proses. Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan tahapan sebagai berikut :

a.  Menghimpun data melalui pencatatan bahkan mungkin 

b.  Berupa kegiatan penelitian

c.  Melalui analisis data

d.  Menetapkan keputusan yang akan ditempuh

e.  Mengoperasionalkan keputusan menjadi kegiatan

f.  Selama  berlangsungnya  kegiatan  sebagai  pelaksana 

keputusan akan diperoleh data operasional yang baruSementara itu tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan dapat dikemukakan sebagai berikut :

b.  Tetapkan masalah

c.  Identifikasi kriteria keputusan

d.  Alokasikan bobot pada kriteria 

Perilaku Keorganisasian  6

e.  Kembangkan alternatif

f.  Evaluasi alternative

g.  Pilih alternative terbaik

Dalam pengambil keputusan ada dua tipe keputusan:

1.  Keputusan Terprogram

Keputusan  terprogram  adalah  prosedur  spesifik  yang dikembangkan  untuk  masalah  yang  rutin  dan berulang. Jika situasi yang sering muncul, biasanya prosedur rutin akan dapat disusun untuk menyelesaikannya.

2.  Keputusan Tidak Terprogram

Adalah keputusan membutuhkan  manajemen masalah yang unik dan kompleks. Keputusan tidak terprogram ini dibuat jika ada hal yang baru dan tidak berstruktur.Keputusan  adalah  mekanisme organisasional  dengan bentuk usaha untuk mencapai suatu tujuan yang tertentu. Untuk masalah yang munculnya sering, mengetahui seluruh proses tidak menjadi hal utama. Jika suatu kebijakan telah diputuskan untuk mengatasi masalah seperti  itu  maka  menajer  tidak  perlu  lagi  untuk mengmbangkan  dan  mengevaluasi  seluruh  altrernatif setiap masalah  yang  sama  muncul  kembali.  Dapat  dilakukan  sebagai berikut: 

1.  Menetapkan sasaran dan tujuan serta mengukur hasil

2.  Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah dengan tepat dapat terhalangi oleh faktorfaktor seperti berikut:

a.  Masalah  presepsi:  bahwa  presepsi  individu  mempunyai peluang  untuk  melindungi  atau  menghalangi  kita  dari kenyataan yang tidak menyenangkan.

b.  Masalah  didefinisikan  sebagai  solusi:  merupakan  suatu upaya untuk langsung lompat pada suatu kesimpulan.

c.  Identifikasi  gejala  sebagai  masalah:  masalah  biasanya terdiri dari tiga type, yaitu kesempatan, krisis, dan rutin.

3.  Mengembangkan AlternatifSebelum suatu keputusan dibuat, alternative yang masuk-akal 

(solusi  potensial  untuk  masalah  tersebut)  mesti  ditelaah  serta akibat dari masing-masing alternative juga mesti dikaji. Perilaku Keorganisasian  7

4.  Mengevaluasi Alternatif

Dalam memilih dari sejumlah alternative, pengambil keputusan harus  dituntun  oleh  sasaran  dan  tujuan yang  telah  ditentukan sebelumnya. Hubungan antara alternative-hasil didasarkan atas tiga kondisi, yaitu:

a.  Kepastian

b.  Ketidakpastian

c.  Resiko

5.  Memilih AlternatifAdalah  untuk  memecahkan  masalah  guna  mencapai  tujuan yang direncanakan sebelumnya. Keputusan bukan suatu hasil, tetapi hanya suatu sarana untuk mencapai tujuan.

6.  Mengimplementasikan Keputusan

Suatu keputusan yang tidak diimpletasikan tidak lebih dari sebuah abstraksi belaka. Tujuan mengimpletasikan keputusan agar mencapai tujuan yang dikehendaki. Implementasikan keputusan melibatkan banyak  orang  sehingga  untuk  menguji keputusan  itu  dapat  dengan  melihat  perilaku  orang  yang dipengaruhi oleh keputusan itu.

7.  Mengendalikan dan Mengevaluasi

Manajemen yang efektif melibatkan  pengukuran  secara periodik terhadap hasil. Model-model Pengambilan Keputusan.

1.  Relationalitas Keputusan

2.  Model-model perilaku pengambilan keputusan

Teknik Pengambilan Keputusan

1.  Teknik -teknik kreatif : Brainstorming dan Synectics

2.  Teknik -teknik partisipatif

3.  Teknik  -teknik pengambilan keputusan Modern :  teknik  delphi, teknik kelompok nominal

3.  Proses Evaluasi Prestasi

Proses  evaluasi  prestasi  di  dalam  organisasi  menunjukkan bahwa  prestasi  individu, kelompok,  dan organisasi  adalah  suatu hasil atau variabel bergantung dari prilaku organisasi, struktur dan proses. Sistem yang diterapkan untuk  mengevaluasi  prestasi membantu  maksud-maksud seperti penentuan  imbalan  (upah, promosi,  dan  alih tugas), identifikasi  kebutuhan  akan  pelatihan Perilaku Keorganisasian 8(training), penyediaan balikan  bagi  para pegawai  dan  lain-lain. Dalam melakukan pengevaluasian sebaiknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.  Maksud dan evaluasi kerja

b.  Evaluasi kerja dan evaluasi

c.  Apa yang akan di evaluasi

d.  Siapa yang seharusnya akan di evaluasi

e.  Bagaimaa metodenya

f.   Masalah potensial

g.  Bagaimana mengatasi masalah

4.  Proses Sosialisasi dan Karir

Proses sosialisasi  adalah  suatu  proses  dimana  kita dapat bergaul dalam suatu komunitas tertentu maka  disitulah proses sosialisasi akan terjadi. Sedangkan  karir  adalah suatu deretan posisi yang di duduki oleh seseorang selama perjalanan usianya.Karir adalah rangkaian perasaan individual dari sikap dan perilaku yang  berkaitan  dengan  pengamalan kerja  dan  aktifitas  selama rentang waktu kehidupan orang.

SUMBER:

http://meistyjulian.wordpress.com/2012/04/01/proses-organisasi-i-proses-mempengaruhi-pengambilan-keputusan-2/

http://abdulghanni.blogspot.com/2012/01/proses-organisasi-proses-mempengaruhi.html